Esocial: liberada opção de impressão do Recibo de Férias

Com a edição da Medida Provisória nº 927/20, o eSocial teve de se adequar à nova legislação e foi ajustado para incluir as férias no recibo de salário. Nesse caso, o recibo à parte é desnecessário, já que os valores das férias saem junto do recibo de salário. Contudo, diversos empregadores que optaram pelo pagamento antecipado das férias estavam com dificuldades para gerar um recibo por conta própria. Dessa foma, o eSocial ajustou novamente a ferramenta com a possibilidade de emissão automática do recibo, conforme já antecipado em 02/06/2020 .

Como garantir a integridade dos registros contábeis usando ERP

Desde a popularização, a partir dos anos 2000, os ERP entraram no dia a dia das empresas e se tornaram imprescindíveis para quem quer ter um mínimo de qualidade em sua gestão.


Mas escolher e implantar um ERP é sempre um processo difícil e, via de regras, as áreas de negócio não dão a devida atenção para este processo. Infelizmente, o segredo do sucesso está justamente no processo de escolha e de implantação pois é justamente nessa fase que se definirá o quanto esse produto gerará de benefício no dia a dia da organização.

Dentre as áreas que não costumam dar a devida atenção a este processo, infelizmente a contabilidade está entre elas. E é justamente essa área a mais beneficiada por um processo bem feito de escolha e implantação de um ERP.

Eu costumo dizer o seguinte: "Quer saber se um ERP foi bem implantado? Olhe para a área contábil, se tudo estiver tranquilo e o trabalho em dia, a implantação foi bem-feita, se a coisa estiver muito corrida e existir uma imensa fila de ajustes contábeis a serem feitos, a implantação foi malfeita"

O ERP é justamente a ferramenta que vai integrar toda a operação e todas as transações do dia a dia e, como consequência, vai registrar tudo na contabilidade. Isso deveria despertar e muito o interesse dos contadores.

Os contadores deveriam estar atentos e muito interessados nesse processo de implantação pois, com certeza, um processo bem feito significa tranquilidade no dia a dia da contabilidade no futuro.

Então vamos a alguns pontos importante que ajudam a maximizar os resultados do investimento na implantação de ERP:

O Processo de escolha de um ERP

Muitas empresas desprezam esse processo e deixa ele ser conduzido pelo vendedor. Essa é a pior estratégia possível.

Quer ter sucesso na escolha do seu ERP: Conduza o processo de escolha

Passo 1: Defina o que você espera do ERP

Quando você não sabe o que quer de um ERP, você fica igual a Alice no diálogo com o gato Cheshire: "Se você não sabe para onde, ir qualquer caminho serve".

Se você não sabe o que quer de um sistema de ERP, qualquer ERP serve, mas não reclame depois de um investimento mal feito e de resultados que nunca aparecerão.

Na parte operacional você pode penar nos seguintes pontos:
  1. Como eu quero que meus processos sejam executados?
  2. Como que quero que o sistema audite minhas transações?
  3. Como eu quero que meus relatórios funcionem?
  4. Como eu quero que meus usuários acessem o sistema?
  5. Como eu quero enxergar os custos da organização?
  6. Na parte estratégica você pode pensar nos seguintes pontos:
  7. Quais benefícios esse ERP tem que trazer para minha empresa?
  8. Quais problemas que temos hoje que o ERP precisa resolver?
  9. Quais custos esse ERP deverá reduzir e em quantos por cento?
  10. Quanto de produtividade esse ERP tem que gerar na organização?
Ter uma visão clara do que você precisa vai te ajudar a mensurar, no futuro, se o investimento feito no ERP compensou, caso contrário você estará pagando para automatizar tarefas e perderá todo o potencial de benefícios que a ferramenta pode gerar.

Passo 2: Crie um método objetivo de avaliação

Um dos principais erros e decidir qual sistema utilizar a partir da opinião de um grupo de pessoas que assistiu uma apresentação. Apresentações são feitas para mostrar o que o sistema tem de melhor e não para revelar o que tem de pior.

Pense numa pontuação objetiva

O método criado deve ser objetivo e baseado em pontuação, que será dada por representantes das áreas envolvidas a partir de demonstrações feitas. Seu ranking de pontuação pode ser a seguinte:

0 - Não atende esse quesito

1 - Atende parcialmente esse quesito

2 - Atende integralmente esse quesito

3 - Supera as expectativas desse quesito

Dessa forma, você terá uma pontuação para cada um dos quesitos elencados

Crie grupos de quesitos

Criar grupos de quesitos é importante para elencar onde o sistema é forte e onde o sistema é fraco. Veja o exemplo de grupos de quesitos:

1 - Infraestrutura

2 - Segurança do sistema

3 - Auditoria do sistema

4 - Usabilidade das telas

Dentro de cada um desses grupos você terá os diversos itens do grupo, que são justamente os itens que serão validados. Veja abaixo exemplo de itens:

1.1 - Utiliza infraestrutura simples e fácil de ser instalada

1.2 - Funciona em nuvem

1.3 - Eu posso escolher o banco de dados que quero usar

2.1 - A estrutura de login garante segurança

2.2 - Possui validação em duas etapas

2.3 - Trabalha com criptografia 

3.1 - Permite ver todos os usuários que trabalharam com um registro

3.2 - Permite identificar quem fez o que no registro e quando isso aconteceu

3.3 - Permite saber que operações foram executadas diretamente no banco de dados 

4.1 - É fácil localizar as funções que eu preciso executar

4.2 - É fácil informar dados nas telas das tarefas a serem executadas

4.3 - É fácil informar parâmetros para execução de relatório

Uma vez definido todos os itens a serem validados, uma função importante é definir o peso de cada item. Alguns itens vão ser mais importantes que outros para a organização e os pesos servem justamente para definir o grau de importância.

Definido tudo isso você está pronto para a próxima fase.

Passo 3: Validação das opções

Para participar da apresentação escolha pessoas chaves das diversas áreas que vão ser impactadas pelo ERP: Contas a pagar, a receber, tesouraria, estoque, compras, etc. Estas pessoas devem ter um bom domínio da operação no dia a dia.

Após definido os participantes, escola pelo menos 6 fornecedores e chame-os para uma apresentação. Informe o fornecedor sobre como o processo de escolha funciona e disponibilize os critérios para que o fornecedor possa se preparar para a apresentação e tornar esse processo mais objetivo e efetivo.

Para escolher quais fornecedores chamar, solicite que ele informe qual pontuação ele dá para si mesmo em cada um dos critérios. De porte da resposta, escolha os 3 que melhor pontuam nos critérios. Definido os 3 melhores, chame-os para uma apresentação.

Durante a apresentação os avaliadores irão atribuir pontos aos critérios conforme o fornecedor vai apresentando os itens. Evitem discussões na frente do fornecedor sobre os critérios, apenas anotem a pontuação e, caso tenha necessidade, observações que serão utilizadas para debates futuros.

É de extrema importância que nesse momento a empresa demonstre na prática o atendimento ao requisito solicitado. Dessa forma você poderá confirmar o que a empresa já disse que faz.

Assim que a apresentação finalizar, dispense o fornecedor e mantenha a equipe na sala, onde serão revisadas todas as pontuações dadas por cada um dos participantes com objetivo de chegar a um consenso sobre qual a pontuação deverá ser dada para cada um dos itens.

Nessa fase as observações e comentários anotados durante a apresentação serão muito importante, especialmente para justificar e defender a nota dada.

Finalizado o debate e definido o consenso da pontuação dada a cada item, basta fazer o computo geral e chegar na pontuação do fornecedor.

Desta forma você terá uma estrutura de pontuação para cada um dos fornecedores, atribuídas por um mesmo conceito. Isso permitirá a comparação entre fornecedores e seus produtos.

Passo 4: Prova de conceito

Com a pontuação, a equipe deverá definir qual o produto vencedor. Uma vez definido o produto vencedor, a empresa pode solicitar uma prova de conceito ao fornecedor.

Essa prova de conceito nada mais é do que solicitar que o fornecedor apresente o sistema com uma configuração simples para que os usuários envolvidos no processo de avaliação possam comprovar na prática se o sistema realmente condiz com a utilização e também já conseguem ter uma ideia do esforço de implantação.

O Processo de implantação de um ERP

Passada essa fase, a empresa pode iniciar a contratação e a implantação do sistema. Espera-se que dessa forma tanto a empresa quanto os envolvidos estejam mais confortáveis quando ao produto escolhido e mais confiantes nos resultados.

Outra expectativa gerada com o processo está também no fato de que os envolvidos estão engajados no processo desde o começo e entendem de forma objetiva o por que aquele sistema está sendo implantado.

Até aqui o objetivo e dar para a organização condições de escolher um produto baseado em critérios objetivos, o que gerará mais confiança por parte dos envolvidos. A implementação, fase posterior a essa, exige cuidados importantes para que todo o benefício de uma escolha bem-feita não se perca, o que é muito fácil de acontecer.

Porém, esse tema exige um outro artigo, que será escrito posteriormente

O Processo de acompanhamento de um ERP

Depois de implantado, um ERP precisa ser acompanhado para comprovar sua eficácia na operação da organização e, principalmente, a comprovação de que os benefícios esperados realmente foram gerados.

Na fase de acompanhamento, via de regra são necessários alguns ajustes nos processos, nas configurações e na utilização do produto e a empresa deve entender isso.

O acompanhamento também exige técnicas e critérios específicos e que serão abordados em outro artigo, que será escrito posteriormente.

Espero que esse artigo seja pelo menos uma luz no fim do túnel e desmistifique todo o processo de implantação do ERP, dando mais confiança aos envolvidos.

Boa implantação.

Escrito Por PAULO PLANEZ

Lojista Integrado - Sistemas e Sites Profissionais
______________________________________

Curso Preparatório para o Exame de Suficiência CFC R$ 246,90. Ver mais informaçôes

_____________________________________

Curso de Perícia Contábil R$99,90. Ver mais informaçôes

_____________________________________

Curso Contabilidade Tributária R$99,90. Ver mais informaçôes

_____________________________________

Curso Prático de Departamento Pessoal (Reforma Trabalhista) R$ 139,90. Ver mais informaçôes

_____________________________________

Curso Contabilidade Geral R$ 99,90. Ver mais informaçôes

_____________________________________

Site desenvolvido por: Lojista Integrado: Sites | Marketing | Automação Teste Grátis